Mennyibe kerül egy iroda fenntartása? A válasz kézenfekvőnek tűnik: amennyi a bérleti díja. Ja, meg a rezsi. Ennél azonban ez sokkal bonyolultabb, sok tétel jön még mindehhez.
Sok kezdő vállalkozás követi el azt a hibát, hogy irodája költségét a bérleti díj mértékére lövi be. Amennyi az üzleti tervben szerepel irodaköltségként, azt pont forint fillérre ki is töltik a bérleti díjjal, jó esetben számítanak rá, hogy rezsit is kell fizetni: vizet, villanyt és közös költséget akkor is fizet az ember, ha az irodában van. Azonban egy iroda zökkenőmentes élete még sok mindentől függ. Nézzük ezeket szépen sorjában.
Kiindulásként rögtön meg kell vásárolni egy csomó mindent, ha azt akarjuk, hogy a kollégák dolgozzanak is. Egyfelől van a teljes informatikai rendszer, amit nem szokás irodaköltséghez sorolni, hiszen laptopok, mobilok, szerverek, és szolgáltatások nem az iroda miatt kellenek, hanem egyébként is. De például a helyi wifi router, a biztonsági mentést végző szerver szobájának légkondicionálása, vagy a vezetékek és csatlakozók elrendezése már eléggé irodaspecifikus beruházás.
Aztán kellenek bútorok, létfontosságútól kezdve (asztal, szék, kislámpa) a szükségeseken át (irattároló szekrények, fogas, szőnyeg) a „jó, ha van” (esernyőtartó, lábtartó, gerinckímélő labda, ruhásszekrény) kategóriáig. A sor számos egyéb berendezési tárggyal bővíthető, növények, dekoráció, egyéb kellékek, sok-sok minden jön még szóba.
Ezek ugyan egyszeri kiadások, de egy irodában minden sokkal gyorsabban elhasználódik, mintha otthon lennénk, ráadásul sok holminál belép a „nincs gazdája” törvény, és mint tudjuk, közös lónak sokkal hamarabb hullik a sörénye, és kopnak el a fogai. Tehát számolni kell egy állandó amortizációval, szükséges pótolni a holmikat, nem beszélve arról, hogy néha ennek-annak a legjobb közösségben is lába kél.
Még a kizárólag virtuális térben üzemelő cégeknél is ámulatba ejtő mennyiségű irodaszer kellhet: post-it, gémkapocs, tűzőgép, mágnestábla, parafatábla, flipchart, filcek, kréták, szagosradír, dobókocka készlet, nyuszis balkezes olló, csak a fantázia szab határt a költekezésnek és a pazarlásnak.
A zökkenőmentes irodai életnek része, hogy ne váljunk állatokká, ehhez pedig állandó takarítás, a mosdóhelyiségekben használatos tisztító és tisztálkodó eszközök kellenek. Ha tartozik konyha is az irodához, akkor egy komoly költségtétel a kávégép, a kávé, étkészlet, poharak, nem csak a dolgozóknak, hanem a vendégeknek is.
Továbbá, mindennek tetejébe kell egy ember, de inkább kettő, aki mindezekre ügyel. Az egyik az irodavezető, aki számszerűleg is képes megbirkózni a feladattal, a másik pedig segít neki a fizikai munkákban, beszerzések lebonyolításában, illetve tartja a frontot, ha az irodavezető távol van. Az irodai munkával együtt járnak a recepciósok, akik felveszik a telefonokat.
Ezen túlmenően persze még akármennyi pénz elkölthető lakberendezési, vagy egyéb jóléti tételekre, kezdve a növényápolástól az akváriumon és kerti tón át a különleges tisztított vízig, helyben nevelt búzafű turmixra, saját szakácsra, miegyébre. Csak legyen, aki mindezt finanszírozza!
Hogy miért fontos mindez? A távmunkás, vagy ideiglenes irodás konstrukciók árának összehasonlítása kapcsán rendre követik el azt az elemzők, hogy csupán az aktuális irodabérleti árakból következtetik a megtakarításokat. pedig mint a fentiekből is kitűnik, jelentős mennyiségű egyéb költséggel is jár egy iroda normális üzemeltetése, fenntartása.
Előző cikkünk: Bérlakás vagy saját tulajdon - melyik éri meg jobban?
Korábbi bejegyzések:
Munka másik városban - lakhatási támogatás a mobilitásért
Kevesebb bérlakás, növekvő igény
Utolsó kommentek